5 Keuntungan Penggunaan Sistem Absensi Online untuk Perusahaan

  • Bagikan
Ilustrasi. (int)

Sebagai Staff HR atau Manager HR wajib mengetahui pentingnya sistem absensi online yang sangat membantu dalam pengelolaan karyawan dalam suatu perusahaan.

Human Resource Department (HRD) memiliki peran penting dalam perusahaan memiliki tanggung jawab dalam merekrut, menyaring, mewawancarai, dan menempatkan calon karyawan. Namun tak berhenti sampai di situ, dalam kesehariannya, HRD juga memiliki tugas seputar pengelolaan karyawan.

HRD akan terlibat dalam pelatihan dan pengembangan SDM, mengawasi kepuasan dan produktivitas karyawan saat ini, menjadi penengah konflik, menghitung tunjangan dan gaji hingga memastikan kedisiplinan karyawan dengan memantau waktu kedatangan mereka.

Sebelumnya, ketika kehadiran karyawan dicatat baik secara manual menggunakan pena dan kertas atau di lembar kerja excel pada sistem komputer, tidak mudah untuk mengidentifikasi siapa saja karyawan yang datang terlambat.

Padahal tidak akuratnya pencatatan kehadiran itu bisa berdampak negatif pada penghitungan gaji atau bonus. Dalam kasus seperti ini, sistem absensi online dapat membantu HRD mengawasi kedisiplinan dan produktivitas karyawan.

Mengenal Absensi Online

Absensi online adalah pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime. Sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi. Selain itu, data absensi yang telah masuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun, dengan catatan Anda tetap terhubung dengan jaringan internet.

Dengan software berbasis cloud dalam memanajemen data absensi karyawan ini, absensi online dapat melakukan tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition, serta bisa mencatat jam kerja secara realtime juga memantau aktivitas kehadiran karyawan dengan efektif dan efisien.

Perbandingan Absensi Online dengan Absensi Konvensional

Terdapat beberapa perbandingan antara absensi online dengan absensi konvensional, di antaranya sebagai berikut:

  • Jika Anda menggunakan absensi konvensional, Anda harus datang ke tempat untuk absen, sedangkan jika Anda menggunakan absensi online Anda bisa melakukannya di mana pun Anda berada atau multi lokasi.
  • Penggunaan absensi konvensional menjadikan Anda lebih sering melakukan kontak fisik dengan alat absen, sedangkan dengan absesnsi online Anda bisa mengurangi kontak fisik dengan alat. Hal ini juga menjadikan sangat aman di masa pandemi seperti sekarang ini.
  • Absensi konvensional cenderung membuat antrian panjang saat mengisi presensi, sedangkan menggunakan absensi online Anda tidak berlama-lama mengantri karena Anda dapat melakukannya menggunakan ponsel. 
  • Peralatan absensi konvensional cenderung rawan rusak karena seringnya pemakaian, tidak hanya itu, penggunaan absensi konvensional memerlukan perawatan yang rutin. Sebaliknya, dengan menggunakan absensi online Anda tidak perlu khawatir alatnya akan rusak karena absensi ini hanya membutuhkan smartphone Anda.

Nah, setelah mengetahui penjelasan di atas, apakah Anda tertarik untuk menggunakan absensi online? Pastinya tertarik dong. Bagaimana tidak, dengan segala keefektifannya absensi online dapat menjadikan masalah pengisian daftar hadir menjadi lebih mudah.

Keuntungan Penggunaan Sistem Absensi Online untuk Perusahaan

Berikut adalah alasan penting mengapa sistem absensi online dibutuhkan oleh HRD dan sangat dibutuhkan untuk pengelolaan data dan administratif karyawan dalam perusahaan.

  1. Akurasi yang lebih baik

Kehadiran manual rentan terhadap kesalahan dan manipulasi manusia. Tak jarang banyak staff mengeluh bahwa mereka mendapatkan data yang salah dari tim HRD, seperti data kehadiran yang tidak akurat. Ketidaktelitian semacam ini akan berdampak pada penghitungan gaji yang akhirnya berdampak buruk bagi semua orang.

Oleh karena itu, ada baiknya bagi pemilik bisnis mulai menggunakan sistem absensi online. Dengan begitu, pekerjaan tim HRD akan lebih terkelola dan mengurangi human error serta data dan informasi yang disajikan akan lebih akurat.

  1. Lebih efisien

Mengelola data kehadiran secara manual tentunya sangat menyita waktu. Mungkin tidak menjadi masalah jika perusahaan memiliki tidak lebih dari 20 karyawan, tetapi bagi perusahaan yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, akan menjadi pekerjaan besar. Bayangkan tim HRD harus memproses dokumen spreadsheet dengan ribuan baris.

Dengan sistem absensi online, tim HRD dapat memantau absensi karyawan dengan mudah. Oleh karena itu, download aplikasi cuti berbasis web agar pekerjaan tim HRD di perusahaan akan lebih efisien karena pencatatan kehadiran dan penghitungan gaji dilakukan secara otomatis.

  1. Mudah untuk memantau jam kerja karyawan

Bekerja dari rumah menyulitkan tim HRD untuk memantau kinerja karyawan. Tidak ada yang tahu apakah karyawan tersebut bekerja atau malah tidur siang. Di sisi lain, hanya memantau karyawan lewat aplikasi messeger seperti WhatsApp mungkin tidak akan optimal.

Berbeda halnya jika memakai sistem absensi online, informasi seperti ketidakhadiran, lembur, dan cuti sakit dapat tersedia dalam sekejap sehingga Anda dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan.

  1. Tingkatkan manajemen karyawan

Aplikasi absensi secara online juga memudahkan tim HR untuk mengurus cuti karyawan. Sistem aplikasi sudah menampung data sehingga staf HRD tinggal masuk ke aplikasi untuk melihat berapa banyak cuti yang tersisa pada karyawan tertentu.

Dengan cara ini, karyawan juga tidak perlu berkali-kali bertanya kepada staf HRD untuk mengetahui berapa banyak sisa cuti yang mereka miliki. Karyawan dapat langsung mengajukan cuti dan mendapat approval dari supervisor.

Tak cuma membantu mengelola cuti, sistem absensi online juga memudahkan pengelolaan semua hal yang berhubungan dengan absensi. Mulai dari penghitungan bonus, lembur, hingga gaji.

  1. Memeriksa keberadaan karyawan

Beberapa sistem absensi online dilengkapi dengan fitur pelacakan GPS yang memungkinkan manajer untuk memeriksa posisi karyawan berada saat jam kerja. Pelacakan GPS sangat penting, terlebih selama kebijakan work from home (WFH) karena pandemi Covid-19 masih berlangsung. Dengan mengetahui fakta bahwa diri mereka selalu dipantau, karyawan dapat fokus pada pekerjaan mereka.

Tips memilih sistem absensi online untuk karyawan

Sistem absensi online karyawan saat ini menjadi sebuah sistem perangkat lunak yang diperlukan oleh perusahaan, guna mengatur tata kelola data absensi karyawan. Terlebih lagi jika jumlah karyawan mencapai ratusan atau ribuan dan tersebar di beberapa cabang, maka sistem absensi online sangatlah diperlukan bagi perusahaan.

Oleh karenanya diperlukan sebuah sistem absensi online yang mampu mengelola data karyawan, sekalipun jadwal kerja memiliki banyak variabel, seperti ada berbagai macam jenis shif dan lembur, kemudian jadwal piket dan lainnya.

Jika hanya mengandalkan sistem bawaan yang ada pada mesin absensi, pastinya akan sulit di andalkan, mengingat jumlah karyawan yang banyak. Sekarang sudah saatnya Anda memangkas biaya operasional dengan menggunakan sistem absensi online, apa saja yang bisa di hemat?

  • Mesin absensi, Anda bahkan tidak perlu membeli perangkat ini. Karena karyawan bisa absen melalui aplikasi yang di install di smartphone mereka
  • Proses birokrasi jadi terpangkas, dalam aplikasi absensi yang bagus terdapat menu shortcut untuk melakukan kegiatan kepersonaliaan seperti request cuti dan juga approve/reject. Dengan begini Anda dapat menghemat waktu.

Oleh karenanya kami memberikan beberapa tips memilih aplikasi absensi karyawan berbasis online, yang terbaik untuk perusahaan. Dari berikut adalah tips-tipsnya :

  1. Pilih apilikasi yang punya banyak fungsi

Agar tidak terlalu banyak menggunakan sistem, kami sarankan memilih aplikasi absen yang memiliki banyak fitur dan terintegrasi satu sama lain. Banyak fitur akan mempermudah pengguna (karyawan) dalam melakukan adminstrasi kepersonaliaan, seperti melakukan pengajuan kemudia melihat berbagai macam laporan seperti, laporan kehadiran dan payslip.

  1. Terintegrasi dengan payroll

Absen dan payroll atau penggajian merupakan 2 hal yang seharusnya terintegrasi satu sama lain, sehingga laporan kehadiran setiap bulan atau periodenya dapat langsung otomatis di proses ke penggajian, Sehingga mempercepat proses payroll.

  1. Sistem cloudbase yang aman

Pada umumnya sistem absensi online menggunakan cloud-base sebagai tempat penyimpanan data log. Oleh karenanya kami sangat menganjurkan Anda menggunakan vendor atau developer aplikasi yang memiliki kredibilitas tinggi.

Karena absensi berkaitan dengan data karyawan di perusahaan, maka menjadi sangat penting agar data itu tidak di curi dan serta disalah gunakan oleh yang tidak bertanggung jawab. Jangan menggunakan aplikasi absensi karyawan yang gratisan, karena data didalamnya begitu berharga jadi sebaiknya pilih yang sudah terjamin.

  1. Pastikan mereka memiliki sertifikasi SSL

Apa itu SSL? SSL (Secure Socket Layer) adalah lapisan keamanan untuk melindungi transaksi di website atau aplikasi dengan teknologi enkripsi data yang canggih, sehingga tidak mudah di bajak. Ini juga tidak kalah penting, ketika Anda hendak menggunakan sistem absensi online tanyakan hal ini kepada vendor atau pengembang.

Rekomendasi Sistem Absensi Online Terbaik

Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta:

1.       Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2.        Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Mekari Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3.        Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Mekari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Mekari Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Mekari Talenta sekarang juga.

Demikian informasi mengenai sistem absensi online untuk karyawan yang bisa Anda jadikan referensi dalam memilih aplikasi. Semoga bermanfaat

Dapatkan berita terupdate dari FAJAR di:
  • Bagikan