FAJAR.CO.ID -- Di era dengan teknologi yang semakin canggih, banyak sekali perusahaan yang kini beralih ke absensi online. Selain menghemat waktu dan pengeluaran, absensi online memberikan banyak kemudahan dan memiliki berbagai keunggulan dibandingkan dengan absensi konvensional. Untuk itu, perlu untuk dibahas apa saja yang membuat absensi online dapat menggantikan absensi konvensional.
Sejarah Adanya Mesin Absensi
Sebelum ditemukannya mesin absensi, proses pencatatan kehadiran karyawan dilakukan dengan mengumpulkan semua karyawan dalam satu ruangan dan dipanggil namanya satu persatu. Cara tersebut dinilai membuang banyak waktu dan tenaga sehingga terciptalah sebuah mesin absensi pertama.
Awal perkembangan mesin absensi terjadi pada tahun 1888 yang ditemukan oleh seseorang bernama Willard L. Bundy. Mesin tersebut dapat mencatat waktu kerja karyawan sesuai dari jam masuk dan jam keluar karyawan tersebut. Namun, perkembangan mesin itu kemudian diambil alih oleh adiknya yang bernama Harlow E. Bundy.
Sejak saat itu, mesin absensi terus berkembang hingga saat ini, mulai dari absensi analog, absensi dengan menggunakan PIN, lalu absensi dengan magnetic card, hingga dengan sidik jari. Semakin berkembangnya teknologi, kini sudah ada absensi online yang hanya menggunakan aplikasi tanpa harus mengeluarkan biaya untuk mesin, kertas, dan lain sebagainya.
Hadirnya Sistem Absensi Online yang Mempermudah Pekerjaan
Sebagian besar orang kini tak bisa bisa lepas dari internet, salah satu cara untuk dapat memaksimalkan internet dengan baik yaitu dengan adanya sistem absensi online yang diterapkan di perusahaan. Ditambah dengan proses penerapannya yang tak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk kertas maupun mesin absensi. Keuntungan demi keuntungan dapat diperoleh dengan diterapkannya sistem absensi online di dalam perusahaan.
Dengan adanya absensi online, produktivitas karyawan dapat berkembang dan semakin meningkat. Hal tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu kecurangan atau titip absen yang tidak bisa dilakukan oleh karyawan dalam pencatatan kehadiran, serta akurasi jam masuk dan keluar yang membuat hak karyawan dapat dipenuhi dengan baik.
Meningkatnya produktivitas karyawan akan berbanding lurus dengan meningkatkan performa perusahaan sehingga sistem absensi yang berbasis cloud ini menjadi salah satu inovasi yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan.
Tidak hanya itu, apabila perusahaan sudah memiliki sistem absensi sendiri dengan menggunakan mesin pendeteksi sidik jari, mesin itu pun tidak perlu repot untuk disingkirkan, karena sistem absensi online juga dapat terhubung dan terintegrasi dengan mesin pendeteksi sidik jari dengan baik.
Tujuan Pelaksanaan Absensi Karyawan
Absensi merupakan hal yang wajib dilaksanakan dalam semua perusahaan. Hal tersebut menjadi suatu poin yang sangat penting dan merupakan salah satu pondasi dalam pekerjaan. Tujuan diterapkannya absensi karyawan dalam perusahaan yaitu:
- Kedisiplinan Karyawan
Kontribusi pelaksanaan absensi karyawan terhadap kedisiplinan karyawan yaitu melatih para karyawan untuk datang tepat pada waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan membiasakan diri untuk disiplin waktu, karyawan juga akan terbiasa untuk disiplin dalam bidang yang lainnya, seperti disiplin dalam melakukan pekerjaan dan menyelesaikan tugas sesuai dengan tenggat waktu yang telah diberikan.
- Penilaian Kinerja dan Bonus
Dalam suatu perusahaan, sebagian besar akan memberikan bonus yang memiliki periode satu tahun sekali. Biasanya bonus tersebut akan diberikan sesuai dengan penilaian kinerja karyawan. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi penilaian kinerja karyawan yaitu absensi karyawan.
Karyawan dapat membuktikan bahwa dirinya telah memberikan kontribusi bekerja sesuai dengan jam yang telah ditentukan perusahaan dengan menggunakan data rekapitulasi absensi tersebut. Maka dari itu, penilaian kerja menjadi salah satu tujuan yang penting dari dilakukannya pencatatan kehadiran atau absensi karyawan.
- Proses Penggajian Sesuai dengan Absensi
Salah satu tujuan lain dari pelaksanaan absensi karyawan yaitu untuk melakukan perhitungan penggajian para karyawan. Dengan menggunakan data absensi karyawan, tim human resources akan dipermudah untuk melakukan perhitungan penggajian karyawan.
Mengapa absensi karyawan merupakan hal yang penting bagi proses penggajian? Karena saat seorang karyawan tidak masuk atau absen tanpa kejelasan yang pasti dan tidak menggunakan jatah cuti atau jatah cutinya habis, maka akan dilakukan pemotongan gaji sesuai dengan lamanya absensi karyawan tersebut.
Cara perhitungan gaji saat karyawan melakukan absensi atau tidak masuk bekerja yaitu jumlah hari masuk kerja karyawan tersebut dalam satu bulan dibagi dengan hari kerja dalam satu bulan lalu dikalikan dengan upah karyawan tersebut dalam satu bulan.
- Menjadi Acuan Promosi Karyawan
Absensi karyawan juga menjadi salah satu faktor penting dalam pertimbangan untuk promosi karyawan. Selain prestasi, kemampuan, dan kualitas seorang karyawan dalam melakukan pekerjaannya, kedisiplinan karyawan yang tercermin dari absensinya pun turut memberikan nilai lebih dalam penilaian kinerja karyawan.
Biasanya, karyawan yang tertib dalam administrasi dan absensi kerja juga akan tertib dalam hal yang lain. Namun, hal ini bukanlah satu-satunya acuan karena bagaimana cara karyawan tersebut berkomunikasi dengan rekan, prestasi, serta kontribusi yang telah diberikan karyawan tersebut untuk perusahaan pun juga menjadi nilai lebih dalam pertimbangan promosi karyawan.
Perbandingan Absensi Online dengan Absensi Konvensional
Dengan semakin berkembangnya zaman, mesin absensi pun semakin berkembang dan mengalami revolusi. Namun, mesin absensi konvensional masih dipakai oleh beberapa perusahaan. Apa saja perbedaan antara absensi online yang kini menjadi inovasi terbaru mesin absensi dengan absensi konvensional yang sudah dipakai puluhan tahun lamanya? Mari simak perbandingannya.
- Absensi Online Mengurangi Kontak Fisik dengan Mesin Absensi
Berbeda dengan absensi konvensional yang harus melakukan kontak fisik, baik dengan menggunakan sidik jari, kartu magnetik, PIN, maupun kartu pencatat jam, absensi online tidak memerlukan kontak fisik dengan mesin absensi karena bisa diakses langsung dari ponsel masing-masing karyawan.
Apalagi pada masa pandemi yang sebelumnya sedang marak, hal tersebut menjadi sebuah inovasi yang bagus untuk mengurangi kontak fisik. Selain itu, karyawan tidak perlu pergi ke satu posisi atau lantai untuk melakukan absensi sebelum akhirnya kembali ke posisinya untuk bekerja dengan menggunakan absensi online berbasis cloud yang mendukung geo-tagging tersebut.
- Absensi Online Mendukung Remote Working
Apabila ada karyawan yang diharuskan untuk kerja dari rumah baik karena tuntutan pandemi maupun karena karyawan tersebut merupakan karyawan lepas yang bekerja untuk perusahaan, maka pencatatan kehadirannya lebih mudah dilakukan tanpa harus datang ke kantor terlebih dahulu.
Selain itu, untuk karyawan yang diharuskan melakukan perjalanan dinas ke luar kota selama beberapa hari pun tidak perlu khawatir maupun datang ke kantor utama untuk melakukan pencatatan kehadiran. Karena langsung bisa dilakukan lewat ponsel pribadi dengan jadwal yang sudah diatur sebelumnya dengan tim human resources.
- Absensi Konvensional Cenderung Membuat Antrian
Dengan menggunakan absensi konvensional mulai dari PIN, kartu magnetik, hingga pendeteksi sidik jari, semua cenderung membuat antrian di depan mesin absensi. Antrian tersebut dapat mengurangi efektivitas dan efisiensi waktu bekerja serta dapat mengurangi keakuratan pencatatan kerja.
Bayangkan, apabila karyawan sudah datang lima menit sebelum jam masuk kerja lalu harus mengantri dan sidik jarinya susah terdeteksi karena berkeringat atau tertekan, maka lebih satu detik saja dari jam masuk akan tercatat sebagai terlambat. Hal tersebut masih dapat diperbarui dari sistem Employee Self Service namun tetap membutuhkan banyak waktu untuk melakukan pengeditan dan membutuhkan approval dari atasan.
- Tidak Perlu Perawatan Mesin Bagi Absensi Online
Perbandingan yang lain yaitu saat menggunakan aplikasi atau software absensi secara online, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk melakukan perawatan mesin absensi maupun melakukan penggantian mesin saat mesin absensi tersebut mengalami kerusakan.
Karena hanya membutuhkan satu aplikasi atau software yang akan terinstal ke dalam masing-masing perangkat karyawan dan langsung terintegrasi dengan sistem di kantor, absensi secara online tidak memerlukan perangkat pendukung lainnya. Hal tersebut juga dapat menghemat pengeluaran bagi perusahaan serta membuat administrasi terkait tim human resources menjadi lebih rapi.
Kemudahan dalam Mencapai Tujuan Absensi Karyawan
Dalam mencapai berbagai tujuan absensi karyawan yang penting bagi semua pihak yang ada di dalam perusahaan, akan sangat baik apabila dipermudah dengan berbagai hal dari beberapa sisi. Absensi online menawarkan banyak kemudahan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Dalam hal kedisiplinan karyawan, absensi online dapat membantu supaya karyawan bisa lebih disiplin dengan meminimalisir kecurangan. Adanya sistem geo-tagging dan dilakukan pada ponsel yang telah didaftarkan membuat karyawan tidak bisa memanipulasi pencatatan kehadiran karyawan.
Dalam bidang penggajian, penilaian kinerja, serta bonus, absensi online pun dapat membantu dengan keakuratan data yang ditampilkan serta dapat langsung terintegrasi satu sama lain sehingga tidak perlu dilakukan input dua kali. Absensi karyawan akan langsung terhubung ke sistem yang akan merekapitulasi data, yang kemudian juga dihubungkan dengan sistem payroll atau sistem penggajian.
Proses penggajian pun bisa langsung terotomasi dengan sistem sehingga gaji karyawan bisa langsung ditransfer melalui sistem. Dengan terintegrasinya sistem satu dengan yang lain, dapat mengurangi kesalahan penginputan atau faktor human error, sehingga akan menghemat waktu dan tepat sasaran.
Rekomendasi Software Absensi Online untuk Perusahaan
Berbagai perusahaan kini berlomba-lomba untuk melakukan inovasi yang cerdas dan terpercaya demi perkembangan perusahaan yang dikelolanya menjadi lebih baik dan memberikan keuntungan yang sepadan. Jalannya perusahaan secara operasional pun menjadi poin penting yang perlu diperbaiki dari waktu ke waktu untuk mendapatkan hasil yang optimal dalam meningkatkan produktivitas kinerja karyawan yang ada di dalam perusahaan.
Salah satu cara untuk mewujudkan hal tersebut yaitu dengan memilih sistem absensi yang sesuai dan praktis digunakan oleh seluruh pihak dalam perusahaan. Software absensi online dengan integrasi yang baik pun sangat diperlukan. Mekari Talenta memberikan penawaran yang sangat fantastis dengan software berbasis cloud yang dapat menghubungkan semua sistem menjadi satu kesatuan.
Dengan terhubungnya sistem satu dengan yang lain, proses penggajian yang dilakukan oleh tim human resources pun menjadi ringan dan tanpa hambatan karena semua sudah terotomasi dengan apik. Mulai dari rekapitulasi data secara akurat, kalkulasi gaji secara otomatis, hingga melakukan penggajian yang terjamin tepat waktu dari sistem. Semua mungkin dilakukan dengan adanya software multifungsi keluaran Mekari ini.
Rekapitulasi pengeluaran pun tidak perlu dilakukan karena semua pinjaman karyawan, reimbursement, dan CA akan langsung masuk ke dalam sistem. Begitu juga dengan lembur karyawan, cuti, serta komponen absensi lainnya. Tidak hanya itu, komponen yang berhubungan dengan pajak karyawan seperti jaminan pensiun, pajak penghasilan, jaminan hari tua, dan sebagainya pun langsung masuk ke dalam database karyawan dan tercatat dengan akurat di dalam sistem.
Administrasi HR terjamin lebih mudah, cepat, dan tepat sasaran dengan menggunakan aplikasi Mekari Talenta. Coba demonya sekarang dan nikmati kemudahan serta keunggulan sistem absensi yang terintegrasi secara menyeluruh! (*/fnn)
