FAJAR.CO.ID, JAKARTA -- Manajemen atau pengelolaan absensi karyawan adalah salah satu komponen penting perusahaan yang termasuk ke dalam bidang Sumber Daya Manusia (SDM). Hingga saat ini, sudah ada banyak perusahaan yang memilih untuk mengaplikasikan sistem manajemen absen yang efektif, seperti software absensi online. Berikut telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai software absensi online di bawah ini.
Penjelasan Mengenai Software Absensi Online
software absensi online adalah proses pencegahan pelanggaran waktu kerja karyawan dengan melacak jam kerja karyawan, waktu login, keberangkatan, istirahat, dan lama istirahat secara daring. Perusahaan biasanya menggunakan sejumlah metode absensi, mulai dari tap kartu dan spreadsheet hingga aplikasi absensi online otomatis dan perangkat biometrik untuk mengelola kehadiran karyawan.
Mengelola absensi karyawan adalah salah satu tanggung jawab penting dalam operasi SDM. Seperti domain lainnya, memahami ruang lingkup operasi, berbagai konsep, dan praktik terbaik sangat penting untuk software absensi online yang efektif.
Tanda-Tanda Bahwa Organisasi Anda Membutuhkan Software Absensi Online
Sudah bukan menjadi rahasia lagi bahwa setiap perusahaan atau organisasi perlu melacak bagaimana karyawan mereka memanfaatkan waktu kerja mereka, apakah karyawan memanfaatkan waktu dan memberikan hasil kerja yang baik, atau sebaliknya. Untuk itu, manajemen absensi sangatlah dibutuhkan.
Manajemen absensi diperlukan tidak hanya untuk mendorong agar karyawan memanfaatkan waktu dengan benar, tetapi juga untuk mengurangi waktu yang dihabiskan manajer SDM dan petugas keuangan untuk kegiatan administrasi dan manajemen kehadiran.
Untuk mencegah situasi di mana software atau aplikasi absensi online online pada suatu perusahaan menjadi kacau, maka perusahaan harus mengenali beberapa tanda yang menunjukkan bahwa software absensi saat ini tidak lagi berfungsi. Tanda-tanda dari sistem absensi yang tidak baik dalam suatu perusahaan meliputi:
- Tidak ada transparansi dalam proses manajemen kehadiran karyawan
- Dalam hal pelacakan kehadiran, karyawan di perusahaan menggunakan absensi secara manual
- Karyawan atau siapa pun dapat mengubah data kehadiran yang sifatnya rahasia dengan mudah
- Sistem absensi perusahaan tidak memiliki beberapa fungsi penting seperti persetujuan multi-level, pengiriman seluler, dan integrasi biometrik
- Perusahaan tidak memiliki cara untuk mencegah risiko ketidakpatuhan
- Tidak ada informasi yang cukup untuk membuat keputusan bisnis yang tepat
- Membuat jadwal kerja yang kacau dan kekurangan jumlah pegawai sudah menjadi hal yang biasa
Mengapa Software Absensi Online Penting?
software absensi yang kuat dapat membantu perusahaan dengan semua kebutuhan manajemen kehadiran karyawan. software aplikasi absensi online menjangkau pencatatan waktu dan kehadiran untuk memastikan bahwa perusahaan tidak perlu lagi memasukkan catatan waktu dan bersusah payah dengan pelacakan manual. Lingkungan kerja perusahaan yang kompleks dapat memanfaatkan solusi otomatis dan lengkap dari software absensi online, yang disesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaan untuk karyawan tetap maupun karyawan sementara
Dengan kemampuan seperti jam waktu biometrik, pengumpulan data otomatis, dan built-in audit log yang lebih mudah, Anda dapat mengandalkan perangkat lunak absensi online online untuk memangkas biaya tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas. Penipuan jam waktu yang umum, seperti pukulan teman dan lembar waktu yang salah, lebih mudah dideteksi menggunakan perangkat keras Ascentis dan pelacakan waktu otomatis.
Dengan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan yang tidak produktif, meningkatkan pemantauan waktu Anda dapat meningkatkan kebahagiaan karyawan dan meminimalkan pergantian karyawan.
Tenaga kerja saat ini menuntut solusi waktu dan kehadiran yang tangguh dan serbaguna seperti penggunanya, dari lokasi kerja hingga kantor, atau di mana pun pekerjaan dilakukan untuk tim Anda. Akses perangkat pengumpul waktu yang bekerja bersama-sama dengan perangkat lunak waktu dan kehadiran perusahaan kami dan terintegrasi dengan mulus.
Tingkatkan organisasi Anda dengan aplikasi seluler, jam waktu biometrik dan pukulan tangan, jam pintar, kios pintar, pemindai ponsel cerdas, tablet tahan banting, dan solusi berteknologi tinggi lainnya yang secara tepat selaras dengan tuntutan organisasi Anda dan beroperasi di mana pun staf Anda berada. Dari manajemen tenaga kerja untuk layanan konstruksi hingga perangkat keras pelacak waktu, Ascentis dapat membantu.
Keunggulan dari Software Absensi Online
Tidak semua software absensi dibuat sama. Beberapa memiliki fungsi yang lebih lengkap dan lebih baik daripada yang lain. Saat mencari solusi teknologi baru, tentu perusahaan ingin memilih yang terbaik. Meskipun setiap perusahaan mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, berikut adalah beberapa fitur penting dari aplikasi absensi yang dibutuhkan setiap perusahaan atau organisasi:
1. software absensi online Berbasis Web
Dengan perangkat lunak absensi online berbasis web yang melacak, mengumpulkan, menyimpan, dan menampilkan lembar waktu terkini, manajer SDM dapat menyingkirkan lembar kerja dan file kertas yang dibuat secara manual. Menyimpan lembar waktu karyawan dan detail kehadiran dalam software absensi online berbasis cloud yang terpusat akan memberikan banyak keuntungan seperti:
- Meningkatkan akurasi
- Memastikan integritas data
- Meningkatkan produktivitas karyawan
- Mengurangi pekerjaan administrasi
- Menurunkan biaya admin dan
- Meningkatkan efisiensi staf SDM
software absensi online berbasis web akan menghilangkan resiko pencatatan absensi yang terlewat, entri waktu yang salah, sehingga dapat memelihara catatan data kehadiran yang akurat dengan sedikit atau tanpa pengawasan. Staf SDM tidak perlu menyaring tumpukan lembar absensi untuk memproses penggajian atau mengambil jam kerja karyawan secara manual karena semuanya dapat dilakukan secara otomatis.
software absensi berbasis web juga menampilkan semua informasi waktu terkait dalam satu antarmuka dan menghemat banyak waktu dan upaya yang dilakukan staf SDM untuk menyimpan, memelihara, dan menganalisis semua catatan kehadiran secara manual.
2. Memudahkan Kerja Jarak Jauh
Dengan menggunakan perangkat lunak software absensi online berbasis cloud, perusahaan dapat melaksanakan kegiatan kerja jarak jauh atau work from home terutama saat situasi pandemi. Bagi milenial di dunia kerja, kerja jarak jauh adalah rutinitas dalam kehidupan kerja. Jadi, pengusaha tidak dapat lagi hanya mengandalkan program pelacak absensi di tempat.
Yang mereka butuhkan adalah software absensi online berbasis cloud omni-channel, selalu dapat diakses, yang dapat melacak jam masuk dan jam keluar karyawan saat bepergian. Perangkat lunak waktu dan kehadiran harus lebih dari sekadar memantau kehadiran karyawan. Solusi sempurna akan memungkinkan pengusaha membuat dan memelihara daftar nama, mengirim peringatan tentang lembur, pukulan yang tidak terjawab, dan sebagainya.
Software absensi online berbasis cloud memungkinkan organisasi untuk memantau jam kerja karyawan bahkan ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Data yang dikumpulkan dapat diakses oleh manajer dan staf SDM kapan saja dari mana saja. Selain itu, solusi cloud fleksibel, ramah kantong, dan bebas dari risiko keamanan dan kerumitan instalasi.
3. Pengelolaan Cuti Semakin Efisien
software absensi yang ideal harus memiliki modul individual untuk melacak cuti. Memantau absensi karyawan sama pentingnya dengan memantau kehadiran, jam kerja, dan kehadiran karyawan. Baik itu cuti sakit atau liburan yang direncanakan, permintaan cuti harus mudah dilihat, dilacak, dan disetujui/ditolak secara sekilas.
Manajemen cuti adalah aspek penting dari manajemen sumber daya manusia dan memiliki dampak langsung pada laba organisasi. Praktik manajemen waktu istirahat yang tidak tepat dan penggunaan alat manual untuk melacak cuti dapat mengakibatkan kekurangan staf, ketidakpuasan karyawan, penurunan produktivitas, keterlambatan penyelesaian proyek, dan bahkan lonjakan pergantian karyawan.
Modul absensi otomatis akan menghilangkan spreadsheet dan email yang rumit dari manajemen cuti, mengintegrasikan detail ketidakhadiran karyawan dengan kalender organisasi dan merampingkan perencanaan tenaga kerja.
4. Kepatuhan dan laporan kebijakan
Dengan menerapkan software absensi online karyawan otomatis, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan tanpa banyak usaha. Sesuai kebijakan ketenagakerjaan, setiap karyawan berhak atas liburan, cuti, dan upah lembur. Merupakan tugas pengusaha untuk memastikan bahwa karyawan mereka mendapatkan istirahat yang cukup untuk mengurangi stres dan ketegangan kehidupan kerja.
Jika tidak, perusahaan harus menghadapi tuduhan pencurian upah seperti banyak perusahaan besar saat ini. Untuk mencegah masalah kepatuhan, dan mengikuti perubahan norma kebijakan, perusahaan perlu merampingkan proses absen dan waktu istirahat dengan otomatisasi. Solusi manajemen absen yang baik akan memungkinkan pengusaha menerapkan perubahan kebijakan atau peraturan dengan mudah.
5. Integrasi dan pelaporan
Perangkat lunak manajemen absensi yang efisien akan terintegrasi secara mulus dengan perangkat lunak SDM lainnya seperti penggajian, akuntansi, dan banyak lagi. Saat manajer kehadiran di perusahaan terhubung dengan mudah dengan aplikasi lain dan bertukar data tanpa masalah, staf SDM dapat menghentikan rekonsiliasi dan duplikasi data manual.
Ini tidak hanya akan menghemat waktu mereka, tetapi juga meningkatkan akurasi data, mencegah kesalahan penggajian, dan memastikan kerahasiaan data. Bahkan dengan solusi all-in-one seperti HRMS, perusahaan dapat menjaga data mereka agar tidak terkena risiko pencurian melalui celah proses jika solusi mereka ramah integrasi. Setiap modifikasi yang dibuat pada satu antarmuka akan tercermin di aplikasi lain secara real-time tanpa campur tangan manusia.
Manfaat Software Absensi Online yang Ideal
Terlepas dari kenyataan apakah perusahaan sudah lama ataupun masih baru menetapkan sistem pengelolaan absensi digital, perangkat lunak manajemen absensi yang tepat dapat membuat perbedaan besar dalam seberapa baik proses pelacakan waktu bekerja di perusahaan Anda. Berikut adalah delapan alasan bagaimana software absensi yang ideal dapat menguntungkan perusahaan Anda:
- Dapat membuat laporan yang dibuat khusus dan kaya visual
- Menawarkan wawasan tentang tren waktu istirahat karyawan dan pola shift
- Memiliki dampak pada kinerja organisasi
- Memastikan akurasi dan konsistensi dalam pemrosesan kehadiran
- Meningkatkan produktivitas karyawan secara signifikan
- Menegakkan kebijakan dan peraturan organisasi
- Menghilangkan risiko pencurian waktu dan kesalahan manual
Rekomendasi Software Absensi Online
Berdasarkan penjelasan di atas, kita dapat mengetahui bahwa saat ini perusahaan sudah tidak perlu lagi kerepotan dalam menangani urusan absensi karyawan secara manual, karena kini sudah ada aplikasi penunjang software absensi online yang menghadirkan fitur lengkap.
Sudah ada banyak perusahaan yang meninggalkan metode manajemen absensi secara manual dan beralih ke software absensi karena terbukti lebih mudah dan efisien. Selain itu, pemilihan metode pengelolaan absensi online juga dapat meminimalisir resiko kesalahan input yang biasa terjadi dalam proses pencatatan manual.
Pada kesempatan kali ini, kami merekomendasikan salah satu software absensi online terbaik di Indonesia, yaitu Mekar. Ada banyak sekali fitur absensi yang bisa diakses melalui aplikasi ini mulai dari kontrol toleransi keterlambatan, pembatasan radius clock-in/clock-out, menentukan lokasi clock-in/clock-out, mengontrol lokasi absensi karyawan tertentu, sampai mengajukan perubahan absensi.
Demikianlah, tadi telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai software absensi online, alasan sistem ini menjadi penting, keunggulan, manfaat, serta rekomendasi salah satu aplikasi pengelolaan absensi online terbaik.
Dari penjelasan diatas, kita dapat mengetahui bahwa pengelolaan absensi karyawan adalah salah satu hal penting yang harus selalu diperhatikan oleh perusahaan. Oleh karena itu, dalam proses pengelolaannya, perusahaan perlu memanfaatkan aplikasi terbaik seperti Mekari yang sudah terpercaya. (*/FNN)